Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für diese Website ist:

2. Grundsätze der Datenverarbeitung

Personenbezogene Daten werden nur im rechtlich zulässigen Rahmen und nur in dem Umfang verarbeitet, der für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 DSGVO (insbesondere Abs. 1 lit. b — Vertragsanbahnung, lit. c — rechtliche Verpflichtung, lit. f — berechtigtes Interesse).

Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Leistungserbringung notwendig ist oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/EWR findet nicht statt, sofern im Folgenden nicht ausdrücklich anders angegeben.

3. Server-Logfiles

Beim Aufrufen dieser Website übermittelt Ihr Browser automatisch Informationen an den Hosting-Server. Diese werden in sogenannten Server-Logfiles gespeichert:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts (anonymisiert nach kurzer Zeit)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• Website, von der der Zugriff erfolgt (Referrer)
• Verwendeter Browser und Betriebssystem
• HTTP-Statuscode

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und fehlerfreien Betrieb der Website). Die Daten werden nach spätestens 7 Tagen automatisch gelöscht.

4. Kontaktformular

Wenn Sie das Kontaktformular auf dieser Website nutzen, werden die von Ihnen eingegebenen Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet. Dazu gehören in der Regel:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Unternehmen (sofern angegeben)
• Inhalt Ihrer Nachricht

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) sowie lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Die Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet und nach Abschluss gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

Eine Übermittlung an Dritte findet nicht statt.

5. Kontaktaufnahme per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren (z. B. über den mailto-Link auf dieser Website), werden die übermittelten Daten — insbesondere Ihre E-Mail-Adresse und der Inhalt Ihrer Nachricht — zur Bearbeitung Ihres Anliegens gespeichert und verarbeitet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) bzw. lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Die Daten werden nach abschließender Bearbeitung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

Bitte beachten Sie: E-Mail-Kommunikation ist ohne zusätzliche Verschlüsselung nicht vollständig gegen unbefugten Zugriff gesichert.

6. Mitarbeiterportal

Arbeitgeber, die mit uns zusammenarbeiten, erhalten einen Link zu einem Mitarbeiterportal (inklusive der Mitarbeiter-Information „Das Kapitalbuch“) und geben ihn an ihre Belegschaft weiter. Dort können Sie sich über die betriebliche Altersvorsorge informieren und entweder einen Wunschbeitrag angeben oder den Verzicht erklären.

Welche Daten: Vor- und Nachname, freiwillig dienstliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Personalnummer, Ihre Erreichbarkeit, gewünschter Beitrag, ungefähres Bruttogehalt, Steuerklasse, Fondswunsch, angekreuzte Fragen und Ihre Anmerkungen bzw. beim Verzicht ein freiwilliger Grund.

Zweck und Rechtsgrundlage: Vorbereitung Ihrer persönlichen Beratung zur Entgeltumwandlung auf Ihre Anfrage hin (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie die Dokumentation Ihrer Entscheidung für Ihren Arbeitgeber (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wer sieht die Daten: ausschließlich Ihr zuständiger Berater bzw. Vertriebspartner und die KI·bAV-Verwaltung. Ihr Arbeitgeber erfährt nur, ob Sie eine Rückmeldung gegeben haben, nicht Ihren Beitrag, Ihr Gehalt oder Ihre Fragen. Die Verzichtserklärung als PDF erzeugt Ihr Browser; Sie geben sie selbst an Ihre Personalabteilung.

Speicherdauer: bis zum Abschluss der Beratung bzw. Vermittlung und darüber hinaus, soweit gesetzliche Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten bestehen. Rückmeldungen ohne folgende Beratung löschen wir spätestens nach 24 Monaten.

Mitarbeiterliste vom Arbeitgeber: Damit wir die Belegschaft informieren und Rückmeldungen zuordnen können, übermittelt uns Ihr Arbeitgeber über einen geschützten Link eine Liste der Beschäftigten. Die Datei wird dabei im Browser des Arbeitgebers gelesen; übertragen werden nur Vor- und Nachname, Personalnummer, dienstliche E-Mail-Adresse (falls vorhanden) und optional das monatliche Bruttogehalt. Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Konfession, Bankdaten oder Anschrift werden nicht übertragen. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse Ihres Arbeitgebers und unser berechtigtes Interesse an der Umsetzung der betrieblichen Altersvorsorge (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Liste wird gelöscht, wenn die Zusammenarbeit mit Ihrem Arbeitgeber endet, Angaben zu Personen ohne Beratung spätestens nach 24 Monaten.

7. Partner-Backoffice

Unsere Vertriebspartner arbeiten in einem passwortgeschützten Backoffice. Dort verarbeiten wir die Kontodaten der Partner (Name, E-Mail, Telefon, Vermittlerregister-Nummer, Karrierestufe) sowie die von ihnen gepflegten Kunden-, Kontakt- und Vertriebsdaten. Jeder Partner sieht nur seine eigenen Daten; die KI·bAV-Verwaltung sieht alle Daten zur Steuerung und Abrechnung.

Rechtsgrundlage: Durchführung des Partnervertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und unser berechtigtes Interesse an einer geordneten Vertriebsorganisation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Damit Sie angemeldet bleiben, speichert Ihr Browser ein Anmelde-Token im lokalen Speicher; das ist für den Dienst technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

8. Datenbank und Anmeldung: Supabase

Mitarbeiterportal und Partner-Backoffice speichern ihre Daten bei der Supabase Pte. Ltd., 65 Chulia Street #38-02/03, OCBC Centre, Singapur 049513 (Kontakt: privacy@supabase.io), als Auftragsverarbeiter. Die Datenbank liegt in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main (EU). Mit Supabase besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO: Das Data Processing Addendum (DPA) von Supabase ist Bestandteil der Nutzungsbedingungen, die wir mit Einrichtung des Kontos abgeschlossen haben. Da Supabase seinen Sitz außerhalb der EU hat und Supabase oder Unterauftragnehmer Daten auch außerhalb der EU verarbeiten können (etwa für Support und Betrieb), erfolgen solche Übermittlungen auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Teil dieses DPA sind; eine Bewertung der Übermittlungsrisiken (Transfer Impact Assessment) liegt uns vor.

E-Mails für Einladungen und das Zurücksetzen von Passwörtern versenden wir über unser eigenes E-Mail-Postfach bei Google Workspace (Google Cloud EMEA Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Supabase übergibt die Nachricht dazu an den Mailserver von Google; verarbeitet werden dabei Name, E-Mail-Adresse und der Inhalt der Nachricht. Mit Google besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Cloud Data Processing Addendum). Soweit Google Daten in den USA verarbeitet, stützt sich die Übermittlung auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (EU-US Data Privacy Framework) bzw. auf die EU-Standardvertragsklauseln.

9. Cookies und Tracking

Diese Website verwendet keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies. Es werden keine Nutzungsprofile erstellt und keine Daten an Werbenetzwerke übermittelt.

Technisch notwendige Cookies — etwa für Sicherheitsfunktionen des Hosting-Anbieters — können eingesetzt werden, ohne dass hierfür eine gesonderte Einwilligung erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

10. Ihre Rechte

Nach der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können jederzeit Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Korrektur unrichtiger Daten verlangen.
• Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten fordern, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format zu erhalten.
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen jederzeit widersprechen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich direkt an uns. Sie haben außerdem das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Zuständige Aufsichtsbehörde für NRW:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
www.ldi.nrw.de

11. Datensicherheit

Diese Website nutzt eine SSL/TLS-Verschlüsselung (erkennbar am „https://“ in der Adresszeile). Dadurch werden Daten, die Sie an uns übertragen, vor dem Zugriff Dritter geschützt.

Technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO sind implementiert, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.

Fragen zum Datenschutz?

Stand: Oktober 2026 · Diese Datenschutzerklärung kann bei Bedarf aktualisiert werden.